Cómo automatizar los pedidos de WhatsApp y pasarlos al ERP (sin cambiar de programa)

El problema, en números

Coge un pedido cualquiera de ayer y mide lo que tarda desde que el cliente lo manda hasta que está creado en el ERP: leer el mensaje, buscar las referencias, comprobar el precio de ese cliente, teclearlo, confirmar. Entre 5 y 15 minutos por pedido, más los errores: la referencia mal copiada, la cantidad que era del otro formato, el pedido de las 21:00 que ya no entró en el reparto de mañana.

Multiplica por los pedidos del día. En una distribuidora mediana son horas diarias de oficina solo en transcribir, más devoluciones por errores, más el comercial que teclea en vez de vender.

Las dos vías (y por qué una casi siempre falla)

Vía 1: el portal de clientes. "Que pidan ellos mismos en la web". Sobre el papel es perfecto. En la práctica, tus clientes llevan años pidiendo por WhatsApp y no van a aprenderse una contraseña para hacerte un favor. Los portales de clientes acaban con el 20 % de los pedidos y el 80 % sigue llegando por donde siempre.

Vía 2: el agente que lee lo que ya llega. El cliente sigue pidiendo por WhatsApp como siempre. Un agente de IA lee el mensaje, lo valida contra tu catálogo y los precios de ese cliente, y crea el pedido en el ERP. Si hay duda, pregunta al cliente por el mismo WhatsApp o lo pasa a una persona. El cambio lo hace tu empresa, no tu cliente. Por eso funciona.

Cómo funciona, paso a paso

• Llega el pedido por WhatsApp, email o nota de voz del teléfono. Cualquier formato: texto libre, foto del ticket, "lo de siempre pero el doble".
• El agente lo interpreta: identifica al cliente, las referencias y las cantidades, y las contrasta con tu catálogo y su tarifa.
• Valida: si todo cuadra, confirma el pedido al cliente al momento. Si algo no cuadra (una referencia que no existe, una cantidad rara), pregunta antes de crear nada.
• Crea el pedido en el ERP por la vía oficial del programa: API o integración. Odoo, Sage, A3, Holded y similares la tienen.
• Deja registro: cada pedido queda trazado desde el mensaje original. Si algo falla, se ve dónde.

Qué pasa con los errores y los casos raros

La regla es simple: el agente confirma solo lo que puede confirmar. Referencia clara, cantidad clara, precio claro: entra solo. Cualquier duda —un producto nuevo, un formato ambiguo, un cliente con condiciones especiales— se deriva a una persona con todo el contexto ya preparado. El objetivo no es que la IA acierte siempre: es que nadie vuelva a transcribir y que los casos raros lleguen a una persona ya masticados.

Y cada caso revisado enseña al sistema: la próxima vez, ese caso ya entra solo.

Qué necesitas para empezar

• Tu ERP actual. No hace falta cambiarlo: se conecta.
• Tu catálogo y tus tarifas por cliente, que ya están en el ERP.
• Un número de WhatsApp Business migrado a la API oficial (se hace sobre tu número actual).
• Y una consultoría previa que mida cuántos pedidos entran por cada canal y cuánto cuestan, para saber exactamente qué se está automatizando y qué retorno esperar.

Sobre costes: es un proyecto de miles de euros, no una suscripción, y se paga con las horas que elimina. El detalle está en la guía de cuánto cuesta una aplicación a medida y en la de cuánto cuesta un agente de IA para WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Quieres saber cuántos de tus pedidos entrarían solos? Cuéntame cuántos recibes al día y por dónde y tras la consultoría te doy el plan por escrito.